Varsling

Spordrift oppfordrer ansatte og innleide, kunder og samarbeidspartnere eller andre eksterne til å varsle slik at ledelsen får kunnskap om forholdene og dermed gis en mulighet til å iverksette nødvendige tiltak for å korrigere kritikkverdige forhold.

Varsling er å si fra om mulige kritikkverdige forhold. Varslingskanalen skal gjøre det enkelt og trygt å varsle.

Eksempler på forhold som kan bli varslet om:

  • Mistanke om økonomiske misligheter (herunder tyveri, korrupsjon, bedrageri, underslag, regnskapsbrudd eller forfalskning)
  • Mistanke om andre ulovlige forhold
  • Trakassering eller mobbing, diskriminering eller rasisme
  • Andre brudd på HMS-regler (helse, miljø og sikkerhet)
  • Arbeidslivskriminalitet og sosial dumping
  • Brudd på smittevernregler

 

Hvordan varsle?

Det er tre mulige måter å varsle på:

  1. Fyll ut Varslingsskjema
  2. Send e-post til varslingskanalen: integrity@bdo.no
  3. Send brev til BDO:

BDO
Att: Eksternt varslingsmottak
Postboks 1704 Vika
0121 Oslo

Det er den enkelte som avgjør om varslingskanalen skal brukes og hva det skal varsles om. Varsleren trenger ikke å legge frem bevis for det de mener er kritikkverdig. Varsler må derimot være så tydelig som mulig på hva som faktisk har skjedd. Varslet bør minimum inneholde følgende:

  • Tid (tidsperiode) og sted for hendelsen
  • Spesifikke opplysninger om hva forholdet gjelder og hva varsleren bygger disse opplysningene på
  • Eventuelle personer som varsleren vet eller tror har kunnskap om forholdet

Den som varsler kan velge å være anonym. Gjennom varslingskanalen kan varsler likevel kommunisere med BDO, som mottaker av varselet, gjennom sikker kommunikasjon og kryptering. Spordrift ønsker imidlertid at varsler opplyser om sin identitet da dette som oftest gjør det lettere å følge opp varselet og på en bedre måte vil sikre at informasjonen kan etterprøves og verifiseres. Varsler kan også velge å være anonym for Spordrift, men avdekke sin identitet til BDO. Alle som varsler om mulige bekymringer eller kritikkverdige forhold skal kunne gjøre dette uten frykt for videre konsekvenser.

 

Hvordan følges varslene opp?

Alle varsler som rapporteres på varslingskanalen mottas på vegne av Spordrift av en uavhengig tredjepart, BDO. BDO skal bidra til å opprettholde en høy etisk standard og vil håndtere alle varsler konfidensielt.

Når BDO mottar et varsel, vil BDO sende en kvittering til varsler som bekreftelse på at varsel er mottatt. Alle hendelser rapportert til BDO gjennom varslingskanalen skal motta et saksnummer for identifikasjon og referanse.

Prosessen inkluderer også en vurdering av hvordan varsler kan opprettholdes i best mulig måte. Varslinger om mulige kritikkverdige og / eller ulovlige forhold er sensitive opplysninger som krever ekstra fokus på personvern og behov for konfidensialitet.

I et oppsummerende notat gir BDO sine vurderinger, råd og forslag til tiltak, hvis aktuelt, som skal tjene som Spordrifts beslutningsgrunnlag for videre oppfølging av varselet.

Hvis hendelsen vurderes å ikke være brudd på lover eller regler, skal saken avsluttes med begrunnelse.

 

Kontaktperson i Spordrift AS

HR-direktør Trude Berntzen, tlf. 91655360, trude.berntzen@spordrift.no

 

Intern varsling

Informasjon om varslingsveier for ansatte i Spordrift, så vel som varslingsrutiner og annen info, finnes på temasiden «Varsling» på intranettet.